A critical part of being able to use technology and data effectively is understanding how its use impacts the organization&#8217;s ability to reach its goals. For example, perhaps having a centralized database for program participants has allowed your team to spend less time wrangling spreadsheets or cell phone contacts and more time conducting outreach. Or perhaps disaggregating program impact by demographic group has allowed you to see that your programs were beneficial for a wider range of people than you had realized, leading to new ideas for advancing your mission. Understanding how the use of technology and data has supported program impact will help you prioritize and make informed technology investments moving forward.

Organization

Una parte crítica de poder usar la tecnología y los datos de manera efectiva es comprender cómo su uso afecta la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, quizás tener una base de datos centralizada para los participantes del programa le ha permitido a su equipo pasar menos tiempo lidiando con hojas de cálculo o contactos de teléfonos celulares y más tiempo realizando actividades de divulgación. O tal vez desagregar el impacto del programa por grupo demográfico le permitió ver que sus programas fueron beneficiosos para una gama más amplia de personas de lo que había pensado, lo que generó nuevas ideas para avanzar en su misión. Comprender cómo el uso de la tecnología y los datos ha respaldado el impacto del programa lo ayudará a priorizar y realizar inversiones informadas en tecnología para avanzar.

Un élément essentiel de l'utilisation efficace des technologies et des données est la compréhension de l'impact de leur utilisation sur la capacité de l'organisation à atteindre ses objectifs.  Par exemple, le fait de disposer d'une base de données centralisée pour les participants aux programmes a peut-être permis à votre équipe de passer moins de temps à gérer des feuilles de calcul ou des contacts téléphoniques et plus de temps à mener des actions de sensibilisation.  Ou peut-être que le fait de classer l'impact des programmes par groupe démographique vous a permis de constater que vos programmes étaient bénéfiques pour un plus grand nombre de personnes que vous ne le pensiez, ce qui vous a donné de nouvelles idées pour faire avancer votre mission.  Comprendre comment l'utilisation de la technologie et des données a soutenu l'impact des programmes vous aidera à établir des priorités et à faire des investissements technologiques éclairés pour l'avenir.

DIY Nonprofit Technology: 4 Steps for Measuring ROI on Your Next Tech Project

How to Measure the Value of an IT Investment

Win Approval For Your Next Tech Project: a Guide

Six Nonprofit Technology Questions for Board Members

El retorno de inversión en tecnología medido a través del recurso humano

Cómo invertir en tecnología garantizando un ROI positivo

¿Cómo medir el beneficio de invertir en Tecnología?

¿En qué medida el uso de la tecnología y los datos ha permitido a la organización aumentar el impacto de su programa y/o misión?

Dans quelle mesure l'utilisation de la technologie et des données a-t-elle permis à l'organisation d'accroître l'impact de son programme et/ou de sa mission ?

To what degree has the use of technology and data allowed the organization to increase its program and/or mission impact?

There is no correct frequency for using data to improve or adapt program implementation, as this depends on your program structure and the data and the types of changes you are able to make. Leading nonprofits have regular practices around learning, and building feedback loops is an essential part of learning. These can be small feedback loops such as adjusting course content after assessing students&#8217; skill levels, or these can be longer feedback loops such as conducting an annual review of program engagement to update content.

No existe una frecuencia correcta para usar datos para mejorar o adaptar la implementación del programa, ya que esto depende de la estructura de su programa y los datos y los tipos de cambios que puede realizar. Las principales organizaciones sin fines de lucro tienen prácticas regulares en torno al aprendizaje y crear ciclos de retroalimentación es una parte esencial del aprendizaje. Estos pueden ser ciclos de retroalimentación pequeños, como ajustar el contenido del curso después de evaluar los niveles de habilidad de los estudiantes, o pueden ser ciclos de retroalimentación más largos, como realizar una revisión anual de participación del programa para actualizar el contenido.

Il n'y a pas de fréquence correcte pour utiliser les données afin d'améliorer ou d'adapter la mise en œuvre du programme, car cela dépend de la structure de votre programme, des données et des types de changements que vous êtes en mesure d'apporter. Les organisations non lucratives de premier plan ont des pratiques régulières en matière d'apprentissage, et la création de boucles de rétroaction est une partie essentielle de l'apprentissage. Il peut s'agir de petites boucles de rétroaction, comme l'ajustement du contenu des cours après l'évaluation des niveaux de compétence des étudiants, ou de boucles de rétroaction plus longues, comme la réalisation d'un bilan annuel de l'engagement dans le programme pour mettre à jour le contenu.

Develop Good Data Practices (NTEN Course)

Collaborative Learning and Adapting Toolkit - Learning Agenda (USAID)

The Evolution of Decision Making: How Leading Organizations Are Adopting a Data-Driven Culture (Harvard Business Review)

Data-Driven Decision Making for Not-for-Profit Organizations (The CPA Journal)

4 Easy Ways Your Nonprofit Can Illustrate Impact With Data (Global Giving)

Using Data for Action and for Impact (Stanford Social Innovation Review)

10 buenas prácticas de las empresas data-driven

Gestión de datos: 5 mejores prácticas para manejarlos de forma efectiva

¿Con qué frecuencia se utilizan los datos para mejorar o adaptar la implementación del programa?

À quelle fréquence les données sont-elles utilisées pour améliorer ou adapter la mise en œuvre du programme ?

How regularly is data used to improve or adapt program implementation?

Training is part of the investment required to use data, a valuable organziational asset, effectively and responsibly. Increasingly, many staff interact with or use data in some form, whether it&#8217;s entering data, looking it up, or using reports or analysis to make decisions. Knowing how to use a CRM is not the same as being able to interpret the dashboards that CRM provides or effectively manage the data being stored in it. Ongoing assessment and skill building of staff helps your organization make the most of your organization&#8217;s data.

La capacitación es parte de la inversión necesaria para utilizar los datos, un activo valioso de la organización, de manera eficaz y responsable. Cada vez más, muchos miembros del personal interactúan o usan datos de alguna forma, ya sea ingresando datos, buscándolos o usando informes o análisis para tomar decisiones. No es lo mismo saber utilizar un CRM que ser capaz de interpretar los cuadros de mando que proporciona el CRM o gestionar de forma eficaz los datos que se almacenan en él. La evaluación continua y el desarrollo de habilidades del personal ayudan a su organización a aprovechar al máximo los datos de su organización.

La formation fait partie de l'investissement nécessaire pour utiliser les données, un actif organisationnel précieux, de manière efficace et responsable. De plus en plus, de nombreux employés interagissent avec les données ou les utilisent sous une forme ou une autre, qu'il s'agisse de saisir des données, de les rechercher ou d'utiliser des rapports ou des analyses pour prendre des décisions. Savoir comment utiliser un système de gestion de la relation client ne signifie pas être capable d'interpréter les tableaux de bord qu'il fournit ou de gérer efficacement les données qui y sont stockées. L'évaluation et le renforcement continus des compétences du personnel aident votre organisation à tirer le meilleur parti de ses données.  

Learning and Development in Nonprofit Data and Tech (NTEN Course)

Equity Guide for Nonprofit Technology (NTEN Publication)

The Importance of Training for Your Nonprofit’s Digital Strategy (Heller Consulting)

Cómo analizar las necesidad de capacitación

¿Con qué frecuencia se evalúa al personal con responsabilidades relacionadas con los datos (desde el ingreso de datos hasta la toma de decisiones) y se les brinda capacitación o apoyo sobre las habilidades relacionadas con los datos?

À quelle fréquence le personnel ayant des responsabilités liées aux données (de la saisie des données à la prise de décision) est-il évalué et reçoit-il une formation ou un soutien sur les compétences en matière de données ?

How frequently are staff with data-related responsibilities (from data entry to decision-making) assessed on and provided training or support on data skills?

When analyzing data, aggregate data can sometimes mask discrepancies among key demographics. Having a policy and practice for the disaggregation of data can help reveal insights that may not have been evident in aggregated data and can help identify more equitable, targeted, and specific efforts to inform decision-making.

Al momento de analizar, los datos agregados a veces pueden enmascarar discrepancias entre datos demográficos clave. Tener una política y práctica para el desglose de datos puede ayudar a revelar información que puede no haber sido evidente en los datos agregados y puede ayudar a identificar esfuerzos más equitativos, enfocados y específicos para informar la toma de decisiones.

Lors de l'analyse des données, les données agrégées peuvent parfois masquer des disparités entre les groupes démographiques clés. Disposer d'une politique et d'une pratique pour la désagrégation des données peut aider à révéler des informations qui n'étaient peut-être pas évidentes dans les données agrégées et à identifier des efforts plus équitables, ciblés et spécifiques pour éclairer la prise de décision.

Forum Guide to Collecting and Using Disaggregated Data on Racial/Ethnic Subgroups (National Forum on Education Statistics)

Disaggregated data in the big data era (Government of Canada)

Equity Guide for Nonprofit Technology (NTEN)

The Essentials of Disaggregated Data for Advancing Racial Equity (Race Matters Institute)

Race data disaggregation: What does it mean? Why does it matter? (Minnesota Compass)

Datos desagregados: ¿Qué son y cuál es su importancia?

Información desagregada para la toma de decisiones

¿Tiene una política y una práctica para desglosar los datos por datos demográficos clave, incluidos la raza y el origen étnico, la identidad de género y la discapacidad?

Disposez-vous d'une politique et d'une pratique pour ventiler les données en fonction de données démographiques clés, notamment la race et l'origine ethnique, l'identité de genre et l'invalidité ?

Do you have a policy and practice for disaggregating data by key demographics including race and ethnicity, gender identity, and disability?

As data is used to inform decision-making, it is important to ensure that data is reviewed for bias to ensure that effective decisions can be made. Data bias can range from the algorithms that are used to generate it, to the collection, and the interpretation. It is important to have a policy in place that includes a process for identifying and flagging data that appears to be biased, as well as a clear process for investigating and addressing the bias.

Dado que los datos se utilizan para informar la toma de decisiones, es importante asegurarse de que estos se revisen en busca de sesgos para garantizar que se puedan tomar decisiones efectivas. El sesgo de datos puede variar, desde los algoritmos que se utilizan para generarlos, hasta la recopilación y la interpretación. Es importante contar con una política que incluya un proceso para identificar y marcar los datos que parecen estar sesgados, así como un proceso claro para investigar y abordar el sesgo.

Comme les données sont utilisées pour éclairer la prise de décision, il est important de s'assurer que les données sont examinées pour détecter les biais afin de garantir que des décisions efficaces puissent être prises. La présence de biais dans les données peut se manifester au niveau des algorithmes utilisés pour les générer, de la collecte et de l'interprétation. Il est important de mettre en place une politique comprenant un processus d'identification et de signalement des données qui semblent biaisées, ainsi qu'un processus clair d'enquête et de traitement des biais.

Is Your Nonprofit's Data Biased? (Juliana M. Weissbein CFRE)

Foundation of a Successful Data Project: Identify and Mitigating Bias (Beeck Center)

Algorithmic bias detection and mitigation: Best practices and policies to reduce consumer harms (Brookings)

Four Steps to Preserving Privacy and Debiasing Data-Informed Policy (California Management Review)

¿Tiene una política y una práctica para revisar los datos en busca de sesgo?

Disposez-vous d'une politique et d'une pratique pour examiner les données afin d'éviter les biais ?

Do you have a policy and practice for reviewing data for bias?

Sharing data with other organizations, whether vendors, funders, or partners, can provide many benefits. Risks can be managed and mitigated with organizational policies on data sharing to prevent misunderstandings and misuse of data. Organizational data policy could require that, when sharing data with other organziations, a data sharing agreement be implemented that outlines the details of what is being shared, how it will be used, and how it will be protected. Policies and agreements help to clarify what is expected from all parties.

Compartir datos con otras organizaciones, ya sean proveedores, patrocinadores o socios, puede brindar muchos beneficios. Los riesgos se pueden gestionar y mitigar con políticas organizacionales sobre el intercambio de datos para evitar malentendidos y mal uso de los datos. La política de datos de la organización podría exigir que, al compartir datos con otras organizaciones, se implemente un acuerdo de intercambio que describa los detalles de lo que se comparte, cómo se utilizará y cómo se protegerá. Las políticas y los acuerdos ayudan a aclarar lo que se espera de todas las partes.

Le partage des données avec d'autres organisations, qu'il s'agisse de vendeurs, de donateurs ou de partenaires, peut présenter de nombreux avantages. Les risques peuvent être gérés et atténués par des politiques organisationnelles sur le partage des données afin d'éviter les malentendus et l'utilisation abusive des données. La politique organisationnelle en matière de données pourrait exiger, lors du partage de données avec d'autres organisations, la mise en œuvre d'un accord de partage de données décrivant en détail ce qui est partagé, comment il sera utilisé et comment il sera protégé. Les politiques et les accords permettent de clarifier ce que l'on attend de toutes les parties.

Sample Data Protection Policy Template (IAPP)

Elements of a data sharing agreement: An example (UWaterloo)

The Ultimate Guide to Data Privacy For Nonprofits (Springly)

Sharing Data, Sharing Power: Tools and Tensions in Collective Data Efforts (Video - Social Policy Institute)

Tips, Pitfalls and Best Practices for Managing Nonprofits’ Risk with Third Parties (Vendor Centric)

Estrategia para la seguridad de los datos

¿Qué es el EDI - Intercambio Electrónico de Datos?

¿Tiene una política para compartir datos de forma segura y adecuada con otras organizaciones?

Disposez-vous d'une politique de partage des données en toute sécurité et de manière appropriée avec d'autres organisations ?

Do you have a policy for sharing data safely and appropriately with other organizations?

Having training materials readily available to all staff helps ensure smooth onboarding for new staff as well as a more effective environment for existing staff. There are also a multitude of different learning styles, so offering technology training materials in multiple formats ensures that staff are able to access the material in a way that works best for them&#8211;as well as the situation. For example, when you need to remember how to run a report that you only do once a year, a format that allows you to skip to the specific guidance you need is ideal. However, when you&#8217;re learning about how to securely handle sensitive data in your role, it may be better to have the opportunity to ask questions and to confirm understanding. Training may include access to in-person sessions, webinars, and online tutorials. You can also provide training materials, such as annotated pictures and step-by-step guides, for staff to reference as needed.

Tener materiales de capacitación fácilmente disponibles para todo el personal ayuda a garantizar una incorporación menos problemática para el nuevo personal, así como un entorno más efectivo para el personal existente. También hay una cantidad de diferentes estilos de aprendizaje y ofrecer materiales de capacitación en tecnología en múltiples formatos garantiza que el personal pueda acceder al material de la manera que mejor se adapte a ellos, así como a la situación. Por ejemplo, cuando necesita recordar cómo ejecutar un informe que solo hace una vez al año, lo ideal es un formato que le permita saltar a la orientación específica que necesita. Sin embargo, cuando esté aprendiendo sobre cómo manejar datos confidenciales de forma segura en su función, puede ser mejor tener la oportunidad de hacer preguntas y confirmar su comprensión. La capacitación puede incluir acceso a sesiones en persona, seminarios web y tutoriales en línea. También puede proporcionar materiales de capacitación, como fichas de información rápida y guías paso a paso, para que el personal las consulte según sea necesario.

Le fait de mettre des supports de formation à la disposition de l'ensemble du personnel permet de faciliter l'intégration des nouveaux employés et d'assurer un environnement plus efficace pour le personnel en place. Il existe également une multitude de styles d'apprentissage différents et le fait de proposer des supports de formation technologique sous plusieurs formats permet au personnel d'accéder au matériel selon la méthode qui lui convient le mieux. Par exemple, si vous devez vous souvenir de la façon d'exécuter un rapport que vous ne faites qu'une fois par an, un format qui vous permet de passer directement aux instructions spécifiques dont vous avez besoin est idéal. En revanche, lorsque vous apprenez comment traiter en toute sécurité des données sensibles dans le cadre de vos fonctions, il est préférable de pouvoir poser des questions et de confirmer votre compréhension. La formation peut inclure l'accès à des sessions en personne, des webinaires et des tutoriels en ligne. Vous pouvez également fournir des supports de formation, tels que des aides-mémoire et des guides détaillés, que le personnel pourra consulter si nécessaire.

Guidelines for Creating Accessible Content (edX)

Learning and development in nonprofit data and tech (NTEN Course)

How To Think Like An Instructional Designer for Your Nonprofit Trainings (Beth Kanter)

How To Be A Wizard at Tech Training: NTC 2016 Session (Beth Kanter)

The 8 Best Types of Training Methods for Your Employees (Indeed)

Learning styles in the workplace: How to build inclusive training programs (efront Learning)

¿En qué medida son accesibles para todo el personal sus materiales de capacitación relacionados con la tecnología y ofrecidos en múltiples formatos, para diferentes estilos de aprendizaje?

Dans quelle mesure vos supports de formation liés à la technologie sont-ils accessibles à l'ensemble du personnel et proposés dans des formats multiples pour différents styles d'apprentissage ?

To what degree are your technology-related training materials accessible to all staff and offered in multiple formats for different learning styles?

It’s important to have a plan around training staff on systems and software, especially as new features are released. While training can be provided to staff on an as-needed basis, when it is requested, scheduled assessments of training needs and priorities ensures that you can align professional development goals around technology with overall strategy. Organizations don’t necessarily need to wait for the introduction of a new system to provide training, as ongoing refreshers can also provide helpful knowledge to existing staff of new and existing features as well.

Es importante tener un plan para capacitar al personal en sistemas y software, especialmente a medida que se lanzan nuevas funciones. Si bien se puede brindar capacitación al personal según sea necesario, cuando se solicite, las evaluaciones programadas de las necesidades y prioridades de capacitación aseguran que se puedan alinear los objetivos de desarrollo profesional en torno a la tecnología, con la estrategia general. Las organizaciones no necesariamente necesitan esperar la introducción de un nuevo sistema para brindar capacitación, ya que las actualizaciones continuas también pueden proporcionar conocimientos útiles al personal existente sobre funciones nuevas y existentes.

Il est important d'avoir un plan de formation du personnel sur les systèmes et les logiciels, en particulier lorsque de nouvelles fonctionnalités sont disponibles. Si la formation peut être dispensée au personnel en fonction des besoins, lorsqu'elle est demandée, des évaluations planifiées des besoins et des priorités en matière de formation vous permettent d'aligner les objectifs de développement professionnel autour de la technologie sur la stratégie globale. Les organisations ne doivent pas nécessairement attendre l'introduction d'un nouveau système pour dispenser une formation, car des mises à jour continues peuvent également fournir au personnel existant des connaissances utiles sur les fonctionnalités nouvelles et existantes.

Top Tech Training Tips for Nonprofits (TechSoup)

Best ways to manage training in a hybrid work culture (Gyrus)

A better framework for performing a skills gap analysis (Instride)

La importancia de capacitar en el uso de la tecnología

¿Por qué debes capacitar a tu equipo en manejo de TIC?

¿Con qué frecuencia evalúa las necesidades y prioridades del personal para las capacitaciones relacionadas con la tecnología?

À quelle fréquence évaluez-vous les besoins et les priorités du personnel en matière de formation technologique ?

How frequently do you assess staff needs and priorities for technology-related training?

Organizational asset management can be done on paper, in a spreadsheet, or asset management software. Using the latter can do more than just keep all such data in a searchable database—it can also automate depreciation calculations, prep for recycling and disposal, and, in some cases, track allocated items like company-owned cellphones and laptops. You can choose from stand-alone products or check to see if there&#8217;s an asset management module for your accounting software that will suit your needs.

La gestión de activos de la organización se puede realizar en papel, en una hoja de cálculo o en un software de gestión de activos. El uso de este último puede hacer más que simplemente mantener toda esa información en una base de datos en la que se pueden realizar búsquedas. También puede automatizar los cálculos de depreciación, preparar para el reciclaje y la eliminación y, en algunos casos, rastrear elementos asignados como teléfonos celulares y computadoras portátiles propiedad de la empresa. Puede elegir entre productos independientes o revisar si existe un módulo de gestión de activos para su software de contabilidad que se adapte a sus necesidades.

La gestion des actifs organisationnels peut se faire sur papier, dans un tableur ou dans un logiciel de gestion des actifs. Le recours à cette dernière méthode permet non seulement de conserver toutes ces données dans une base de données consultable, mais aussi d’automatiser les calculs d’amortissement, de préparer le recyclage et l’élimination des données et, dans certains cas, de faire le suivi des articles attribués comme les téléphones cellulaires et les ordinateurs portables appartenant à l’entreprise. Vous pouvez choisir parmi des produits autonomes ou vérifier s’il existe un module de gestion des actifs pour votre logiciel de comptabilité qui répondra à vos besoins.

What Is Asset Management? Why It's Necessary for Business Success (G2)

What is an Asset Management System? (Asset Panda)

7 Unique Ways Asset Management Tools Can Benefit Your Business (Comparesoft)

Planificación y Control de Activos: Genera valor mediante el Servicio

¿Cuáles son las políticas de inventarios de una empresa?

¿En qué medida cuenta con un proceso para rastrear y registrar activos comerciales no tecnológicos (por ejemplo, vehículos, inventario de materiales, artículos donados)?

Dans quelle mesure avez-vous mis en place un processus de suivi et de consignation des actifs opérationnels non technologiques (p. ex., véhicules, stocks de matériel, articles donnés)?

To what degree do you have a process in place to track and log non-technology business assets (e.g., vehicles, material inventory, donated items)?

The success of any IT project depends heavily on the thought and care put into deploying the system. To that end, you should thoroughly assess your needs; carefully select products, vendors and consultants; and implement a detailed execution plan.
Project management is all about communicating expectations well and understanding how to recover should a deadline be missed, or something else upsets the plan. You may need great &#8220;waterfall&#8221; project management tools for traditional projects like rolling out a phone system, such as Smartsheet or MS Project. Or you may wish to use powerful, agile tools such as Jira, for designing a website or building a software application. Developing and understanding your plan as you implement it can avoid unnecessary budget overruns and keep things well on track.

El éxito de cualquier proyecto de TI depende en gran medida de la atención y el cuidado que se ponga en la implementación del sistema. Con ese fin, debe evaluar minuciosamente sus necesidades, seleccionar cuidadosamente productos, proveedores y consultores e implementar un plan de ejecución detallado. La gestión de proyectos consiste en comunicar bien las expectativas y comprender cómo recuperarse en caso de no cumplir con una fecha límite o que algo más altere el plan. Es posible que necesite excelentes herramientas de administración de proyectos en "cascada" para proyectos tradicionales, como implementar un sistema telefónico, como Smartsheet o MS Project. O puede que quiera utilizar herramientas potentes y ágiles, como Jira, para diseñar un sitio web o crear una aplicación de software. Desarrollar y comprender su plan a medida que lo implementa puede evitar sobrecostos innecesarios y mantener las cosas bien encaminadas.

Le succès d’un projet de TI dépend grandement de la réflexion et de l’attention que l’on accorde au déploiement du système. À cette fin, vous devez évaluer vos besoins en profondeur, sélectionner soigneusement les produits, les fournisseurs et les consultants, et mettre en œuvre un plan d’exécution détaillé. La gestion de projet consiste à bien communiquer les attentes et à comprendre la manière d’assurer la reprise si une échéance n’est pas respectée ou si le plan est entravé d’une autre manière. Vous aurez peut-être besoin d’excellents outils de gestion de projet en cascade pour des projets traditionnels comme le déploiement d’un système téléphonique (p. ex., Smartsheet ou MS Project). Vous pouvez également utiliser des outils puissants et agiles comme Jira pour concevoir un site Web ou une application logicielle. L’élaboration et la compréhension de votre plan pendant sa mise en œuvre peuvent permettre d’éviter des dépassements budgétaires inutiles et assurer le bon déroulement des activités.

What is Project Management? (Project Management Institute)

Nonprofit Project Management | A Complete Guide and Best Tools (donorbox)

How to Be a Better Project Manager: 81 Tips from PM Experts (Adobe)

Equity and Inclusion Lens Guide (The Nonprofit Association of Oregon)

¿Qué es la gestión de proyectos? (Project Management Institute)

Metodología Waterfall vs Agile (Segue Technologies)

Qu’est-ce que la gestion de projet? (Project Management Institute)

Modèle en cascade ou méthode agile? (Segue Technologies)

¿En qué medida utiliza un enfoque estructurado para implementar proyectos de TI?

Dans quelle mesure utilisez-vous une approche structurée pour la mise en œuvre de projets de TI?

To what degree do you use a structured approach for implementing IT projects?

We all use email, and it&#8217;s a useful communications tool. But email suffers when it&#8217;s used for mass communications such as &#8220;item for sale&#8221; or &#8220;extra food is in the lunchroom&#8221; announcements or very casual information updates like &#8220;I&#8217;ll be out for lunch between 12:00 and 1:00.&#8221; Email also suffers as a project management tool; everything lands in the same inbox. Organizing emails into folders can be time-consuming, and emails, once filed, aren&#8217;t shared with other team members. Each member has to be included, and organize their inbox.
A good intranet can handle mass communications in a less obtrusive way; short conversations can be held over a chat tool; and communication around projects might be better kept in a project management system or a social messaging tool like Slack, Salesforce Chatter, or Microsoft Teams. Using the right method to communicate could make you more efficient.

Todos usamos el correo electrónico y es una herramienta de comunicación útil. Pero el correo electrónico falla cuando se usa para comunicaciones masivas, como anuncios de "artículo a la venta" o "comida extra en el comedor" o actualizaciones de información muy informales como "Saldré a almorzar entre las 12:00 y la 1:00". El correo electrónico también falla como herramienta de gestión de proyectos, pues todo aterriza en la misma bandeja de entrada. Organizar los correos electrónicos en carpetas puede consumir mucho tiempo y los correos electrónicos, una vez archivados, no se comparten con otros miembros del equipo. Cada miembro debe estar incluido y organizar su bandeja de entrada. Una buena intranet puede manejar las comunicaciones masivas de una manera menos molesta. Se pueden mantener conversaciones breves a través de una herramienta de chat y la comunicación en torno a los proyectos podría mantenerse mejor en un sistema de gestión de proyectos o en una herramienta de mensajería social como Slack, Salesforce Chatter o Microsoft Teams. Usar el método correcto para comunicarse podría volverlo más eficiente.

Nous utilisons tous le courrier électronique, qui est un outil de communication pratique. Toutefois, il n’est pas l’outil le mieux adapté pour des communications de masse comme des annonces « article à vendre » ou « aliments en trop dans la salle à manger » ou des messages très informels comme « je serai partie manger entre 12 h et 13 h ». Le courriel n’est pas non plus adéquat pour la gestion de projet, car tout arrive dans la même boîte de réception. L’organisation des courriels dans des dossiers peut prendre beaucoup de temps et une fois classés, les courriels ne sont pas partagés avec les autres membres de l’équipe. Chaque membre doit être inclus et organiser sa boîte de réception. Un bon intranet peut gérer les communications de masse de façon moins intrusive; de brèves conversations peuvent être tenues au moyen d’un outil de clavardage; et la communication sur les projets peut être mieux conservée dans un système de gestion de projet ou un outil de messagerie sociale comme Slack, Salesforce Chatter ou Microsoft Teams. L’utilisation de la bonne méthode de communication pourrait augmenter votre efficacité.

20 Internal Communication Tools your Company Should Have (Lum Apps)

Tools for a Great Communications Strategy at Your Nonprofit (TechSoup)

How to build an effective internal communications strategy

How to build an effective internal communications strategy (Vimeo)

It’s time for your nonprofit to prioritize internal communications (Big Duck)

The best communications tools for nonprofits — internal and external (Whole Whale)

5 Herramientas de comunicación interna para equipos de trabajo eficaces

Microsoft Teams para las comunicaciones internas

¿Cómo satisfacen las necesidades de la organización el uso de las comunicaciones internas y herramientas de colaboración (por ejemplo, correo electrónico, mensajería instantánea, mensajería de texto), por parte del personal?

Comment le personnel utilise-t-il les outils de communication interne et de collaboration (p. ex. courriel, messagerie instantanée, messagerie texte) pour répondre aux besoins organisationnels?

How does staff use of internal communications and collaboration tools (e.g., email, instant messenger, text messaging) meet organizational needs?

If you are subject to e-discovery, you will want to be prepared to collect the demanded documents, emails, and data. Having documents organized in either standardized folders or a document management system will help with this. For email, using a litigation hold will give you the flexibility to search all of your emails at once, rather than one user at a time. Both Microsoft and Google have litigation hold options in their cloud offerings, and third-party products are available.
Note that you don&#8217;t have to keep all of your files and emails forever to comply with an e-discovery request, but you should have logical document retention policies and keep the information that is current, per those policies, well-organized, searchable, and retrievable.

Si está sujeto al descubrimiento electrónico, querrá estar preparado para recopilar los documentos, correos electrónicos y datos solicitados. Tener los documentos organizados en carpetas estandarizadas o en un sistema de gestión de documentos ayudará con esto. Para el correo electrónico, el uso de la retención por juicio le dará la flexibilidad de buscar todos sus correos electrónicos a la vez, en lugar de un usuario a la vez. Tanto Microsoft como Google tienen opciones de retención por juicio en sus ofertas en la nube y hay productos de terceros disponibles. Tenga en cuenta que no es necesario que conserve todos sus archivos y correos electrónicos por siempre para cumplir con una solicitud de descubrimiento electrónico, pero debe tener políticas lógicas de retención de documentos y mantener la información actual, según esas políticas, bien organizada para que pueda ser buscada y recuperada.

Si vous êtes soumis à une investigation électronique, vous serez en mesure de recueillir les documents, les courriels et les données demandés. L’organisation des documents dans des dossiers normalisés ou dans un système de gestion des documents facilitera cette tâche. Dans le cas des courriels, le recours à la conservation des données à des fins juridiques vous donnera la possibilité de faire une recherche dans tous vos courriels en même temps plutôt qu’un seul utilisateur à la fois. Microsoft et Google proposent tous deux des options de conservation des données à des fins juridiques dans leur nuage, et des produits de tiers sont offerts. Veuillez noter que vous n’avez pas à conserver tous vos fichiers et courriels à jamais pour vous soumettre à une investigation électronique, mais que vous devriez avoir des politiques logiques de conservation des documents et garder les renseignements à jour, conformément à ces politiques, bien organisés, consultables et récupérables.

Overview of Retention Policies in Office 365 (Microsoft)

For Newbies, Here Are Some eDiscovery Resources You Need to Know: eDiscovery Best Practices (E-discovery Today)

NonProfit Document Retention Policy 101 (Smartfile)

How Long Should Nonprofits Retain Certain Documents? (501 Commons)

Document Retention Policies for Nonprofits (National Council of Nonprofits)

Document Retention for US Nonprofits: A Simple Guide (Mission Box)

Sistemas de gestión documental y beneficios de su implantación en los procesos de negocio

Buenas Prácticas de Gestión Documental recomendadas por 5 expertos en Archivística

Système de gestion des documents (Wikipédia)

Conservation des données à des fins juridiques (Wikipédia)

Aperçu des politiques de conservation dans Office 365 (Microsoft)

Les pratiques exemplaires pour la gestion des documents dans le nuage informatique | NTEN

¿Almacena todos los correos electrónicos y archivos críticos para referencia futura (por ejemplo, problemas legales o descubrimiento electrónico)?

Conservez-vous tous les courriels et fichiers essentiels pour consultation future (p. ex. questions juridiques ou investigation électronique)?

Do you store all critical email and files for future reference (e.g., legal issues or e-discovery)?

How much productivity is lost searching for the final versions of documents or other data when you are preparing a report or gathering documents for a meeting? Much of this confusion can be eliminated with clear procedures for handling documents. Software such as a document management system can also help, but it is only going to work if you have standardized policies for naming, saving, and managing documents.

¿Cuánta productividad se pierde al buscar las versiones finales de documentos u otros datos cuando prepara un informe o recopila documentos para una reunión? Gran parte de esta confusión se puede eliminar con procedimientos claros para el manejo de documentos. El software como un sistema de administración de documentos también puede ayudar, pero solo funcionará si tiene políticas estandarizadas para nombrar, guardar y administrar documentos.

Combien de temps perd-on à chercher les versions finales de documents ou d’autres données lorsque l’on prépare un rapport ou recueille des documents pour une réunion? Une grande partie de ces pertes de productivités peuvent être éliminées grâce à des procédures de traitement des documents claires. Un logiciel comme un système de gestion des documents peut également aider, mais il ne fonctionnera que si vous avez des politiques normalisées pour nommer, sauvegarder et gérer les documents.

How nonprofits can benefit from knowledge management (Social brite)

The Nonprofit's Guide to Managing Documents in the Cloud Effectively (Tech Soup)

Best Cloud Storage for Nonprofits in 2022: Discounts for a Good Cause (Cloudwards)

¿Con qué facilidad puede encontrar el personal los archivos necesarios para respaldar su trabajo (por ejemplo, hojas de cálculo, contratos, otros documentos)?

Dans quelle mesure le personnel peut-il trouver facilement les fichiers nécessaires à l’appui de son travail (p. ex. tableurs, contrats, autres documents)?

How easily can staff find necessary files to support their work (e.g., spreadsheets, contracts, other documents)?

Human Resources (HR) departments are responsible for tracking large amounts of data. Does your organization have online data entry, either directly connected to your HR and payroll systems or collected in spreadsheet formats that can easily be imported? Or is this data manually entered by HR staff? Using automated forms instead of paper and letting staff manage their data instead of asking HR to do it for them are ways that technology can make your work environment more efficient all around. Most modern HR systems include self-service modules, or forms can be created in tools like Google Forms.

Los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) son responsables de realizar un seguimiento de grandes cantidades de datos. ¿Su organización tiene introducción de datos en línea, ya sea conectada directamente a sus sistemas de RR.HH. y nómina o recopilada en formatos de hoja de cálculo que se pueden importar fácilmente? ¿O estos datos son ingresados ​​manualmente por el personal de recursos humanos? Usar formularios automatizados en lugar de papel y permitir que el personal administre sus datos en lugar de pedirle a RR.HH. que lo haga por ellos, son formas en que la tecnología puede hacer que su entorno de trabajo sea más eficiente en todos los aspectos. La mayoría de sistemas de recursos humanos modernos incluyen módulos de autoservicio o se pueden crear formularios en herramientas como Google Forms.

Les RH sont responsables du suivi de grandes quantités de données. Votre organisation dispose-t-elle d’un système de saisie de données en ligne, directement relié à ses systèmes de RH et de paie, ou les données sont-elles recueillies dans des tableurs faciles à importer? Ou encore, ces données sont-elles entrées manuellement par le personnel des RH? L’utilisation de formulaires automatisés plutôt que sur papier et le fait de laisser les membres du personnel gérer leurs données au lieu de demander aux RH de le faire pour eux constituent des moyens de rendre votre environnement de travail plus efficace. La plupart des systèmes de RH modernes comprennent des modules en libre-service ou des formulaires peuvent être créés dans des outils comme Google Forms.

What Is a Human Resources Information System? (Business News Daily)

What is an HRIS? A key tool for all your human resources needs (CIO)

How Can An HRIS Benefit Your Business? (People Managing People)

¡Hágalo usted mismo!: Autoservicio de RRHH para empleados en plataformas digitales

¿En qué medida es recopilada la información del personal, requerida por recursos humanos, a través de sistemas de autoservicio (por ejemplo, días de vacaciones o revisiones de desempeño)?

Dans quelle mesure l’information que doivent obtenir du personnel les Ressources humaines (RH) est-elle recueillie au moyen de systèmes libre-service (p. ex. congés annuels ou évaluations du rendement)?

To what degree is information required by human resources from staff collected through self-serve systems (e.g., vacation time or performance reviews)?

Finance departments are often responsible for large amounts of data entry. In many nonprofits, this is even redundant data entry, as finance will track a lot of the same information that human resources does. Using automated forms instead of paper and letting staff manage their financial data instead of asking finance to do it for them are ways that technology can make your work environment more efficient all around. Most modern financial and HR systems include self-service modules, or forms can be created in tools like Google Forms.

Los departamentos de finanzas suelen ser responsables de ingresar grandes cantidades de datos. En muchas organizaciones sin ánimos de lucro, esto es incluso un ingreso de datos redundante, ya que finanzas rastreará mucha de la misma información que recursos humanos. Usar formularios automatizados en lugar de papel y permitir que el personal administre sus datos financieros, en lugar de pedirle al departamento de finanzas que lo haga por ellos, son formas en que la tecnología puede hacer que su entorno de trabajo sea más eficiente en general. La mayoría de los sistemas financieros y de recursos humanos modernos incluyen módulos de autoservicio, o se pueden crear formularios en herramientas como Google Forms.

Les services des Finances sont souvent responsables de la saisie de grandes quantités de données. Dans bon nombre d’organismes sans but lucratif, il s’agit même d’une saisie redondante des données, car les Finances assureront le suivi d’une grande partie de l’information fournie par les Ressources humaines. L’utilisation de formulaires automatisés plutôt que sur papier et le fait de laisser les membres du personnel gérer leurs données financières au lieu de demander aux Finances de le faire pour eux constituent des moyens de rendre votre environnement de travail plus efficace. La plupart des systèmes de finances et de RH modernes comprennent des modules en libre-service ou des formulaires peuvent être créés dans des outils comme Google Forms.

¿En qué medida se recopila la información requerida del personal, por parte del departamento de finanzas, a través de sistemas de autoservicio (por ejemplo, presentación de gastos, informes de tiempo facturable)?

Dans quelle mesure l’information que doivent obtenir du personnel les Finances est-elle recueillie au moyen des systèmes libre-service (p. ex., présentation des dépenses, déclaration des heures facturables)?

To what degree is information required by finance from staff collected through self-serve systems (e.g., expense submission, billable time reporting)?

With staff sizes limited due to overhead and a standard prioritization of getting things done over writing things down, nonprofits are at risk when IT staff members leave the organization. There are many administrative details associated with technology management: passwords, domain registration information, software configuration settings, vendor account information. It&#8217;s a long list. If most of it is stored in the brains of your IT staff, that means it&#8217;s gone when they close that door. Keeping IT information documented in wikis, Sharepoint sites, or, at worst, Word and Excel, is of paramount importance.
Furthermore, different IT employees have different strengths and different attitudes about technology. A new hire might be poorly suited to support what their predecessor put in place, or over-eager to replace it. Having a solid, justified IT plan in place that you can communicate to candidates before they&#8217;re hired can ease the transition.

Con la cantidad de personal limitado, debido a los gastos generales y una priorización estándar de hacer las cosas en lugar de anotar las cosas, las organizaciones sin ánimos de lucro están en riesgo cuando los miembros del personal de TI abandonan la organización. Hay muchos detalles administrativos asociados con la administración de tecnología: contraseñas, información de registro de dominio, ajustes de configuración de software, información de la cuenta de proveedores. Es una lista larga. Si la mayor parte está almacenada en el cerebro de su personal de TI, eso significa que se pierde cuando se van. Mantener la información de TI documentada en wikis, sitios de Sharepoint o, en el peor de los casos, Word y Excel, es de suma importancia. Además, los diferentes empleados de TI tienen diferentes fortalezas y diferentes actitudes sobre la tecnología. Es posible que un nuevo empleado no sea adecuado para mantener lo que su antecesor puso en marcha o que esté ansioso por cambiarlo. Tener un plan de TI sólido y justificado que pueda comunicar a los candidatos antes de que sean contratados puede facilitar la transición.

La taille du personnel étant limitée en raison des frais généraux et de l’établissement d’un ordre de priorité standard en vue de faire avancer les choses plutôt que de les mettre par écrit, les organismes sans but lucratif sont à risque en cas de départ de membres du personnel des TI. De nombreux détails administratifs sont associés à la gestion de la technologie : mots de passe, informations d’enregistrement de domaine, paramètres de configuration de logiciel, informations sur les comptes fournisseurs. La liste est longue. Si la plupart des données sont stockées dans le cerveau de vos employés des TI, toutes ces informations seront perdues lorsque ces employés quitteront votre entreprise. Il est primordial de conserver l’information sur les TI dans les wikis, les sites Sharepoint ou, à tout le moins, dans des fichiers au format Word ou Excel. De plus, différents employés des TI ont des forces et des attitudes différentes à l’égard de la technologie. Un nouvel employé peut être mal outillé pour appuyer ce que son prédécesseur a mis en place ou être trop enthousiaste à l’idée de le remplacer. La mise en place d’un plan de TI solide et justifié que vous pouvez communiquer aux candidats avant leur embauche peut faciliter la transition.

Staff Leaving? Dealing with Data Retention (CommunityIT)

5 Steps to Start Developing a New Technology Plan for Your Nonprofit (Nonprofit Pro)

Nonprofit Technology Plan: The 10-Step Guide & Template (DNL MNI Media)

Knowledge Management (The Bridgespan Group)

5 tips to establish a knowledge sharing culture (Asana)

Qué cuesta más: ¿retener o contratar un empleado?

Départ de personnel? Gérer la conservation des données (CommunityIT)

¿Hasta qué punto está preparado para continuar operando si un miembro del personal responsable de TI o tecnología deja la organización (por ejemplo, sistemas documentados, personal de respaldo capacitado)?

Dans quelle mesure êtes-vous prêt à poursuivre vos activités si un membre du personnel responsable des TI ou des technologies quitte l’organisation (p. ex., systèmes documentés, personnel de relève formé)?

To what degree are you prepared to continue to operate if an IT or technology-responsible staff member leaves the organization (e.g., systems documented, backup staff trained)?

Technology breaks down and obsolesces. Left on their own, nonprofit staff will often make do with slow, incompatible systems, assuming that there is no budget to replace them. The best practice is to have a replacement schedule in place with a steady budget to fund upgrades. A Google search might tell you that PCs last three years, laptops two. As a nonprofit, you might be warranted in stretching that to a four-year and three-year replacement schedule.
If you go for longer periods, you should consider that it is likely affecting the productivity of the staff using those computers. It may keep them from using current versions of essential software, and it is a likely security risk, as older hardware and software is more susceptible to being hacked.

La tecnología se descompone y queda obsoleta. Si se dejan solos, el personal de organizaciones sin ánimo de lucro a menudo se las arregla con sistemas lentos e incompatibles, asumiendo que no hay presupuesto para reemplazarlos. La mejor práctica es tener un cronograma de reemplazo con un presupuesto consistente para financiar las actualizaciones. Una búsqueda en Google podría decirle que los PC duran tres años y los portátiles dos. Como organización sin ánimos de lucro, es posible que justifique extender eso a un programa de reemplazo de cuatro y tres años. Si dura períodos más largos, debe considerar que es probable que se afecte la productividad del personal que usa esos computadores. Puede evitar que utilicen versiones actuales de software esencial y es un riesgo de seguridad probable, ya que el hardware y el software más antiguos son más susceptibles de ser pirateados.

La technologie tombe en panne et devient désuète. Laissés à eux-mêmes, les membres du personnel des organismes sans but lucratif doivent souvent composer avec des systèmes lents et incompatibles, puisqu’ils supposent qu’il n’existe pas de budget pour les remplacer. La meilleure pratique consiste à mettre en place un calendrier de remplacement assorti d’un budget stable pour financer les mises à niveau. Une recherche sur Google pourrait vous indiquer que les ordinateurs personnels durent trois ans, et les ordinateurs portables, deux. Comme vous êtes un organisme sans but lucratif, il serait justifié de remplacer ces appareils tous les quatre et trois ans respectivement. Si vous optez pour des remplacements moins fréquents, vous devez tenir compte du fait que cela aura probablement une incidence sur la productivité du personnel qui utilise ces ordinateurs. Cela peut les empêcher d’utiliser les versions actuelles de logiciels essentiels, et il s’agit d’un risque de sécurité probable, car les anciens logiciels et matériels sont plus susceptibles d’être la cible de cyberattaques.

Why You Need a Computer Replacement Schedule (Business in Greater Gainesville)

Asset Management: Why and How to Track Your Organization's Technology (Tech Soup)

How to Manage Your Hardware Lifecycle in 4 Simple Steps (Insights for Professionals)

When to buy employees new hardware: 5 possible scenarios (Tech Republic)

Mantenimiento preventivo: reemplazo preventivo y estrategia

10 razones importantes para renovar el equipo de cómputo

¿En qué medida tiene e implementa una política para actualizar los dispositivos del personal, como computadoras y teléfonos móviles?

Dans quelle mesure possédez-vous et appliquez-vous une politique de mise à niveau des appareils du personnel comme les ordinateurs et les téléphones mobiles?